Catálogo de Produtos da DUIMP: como preparar a base

Preparar o Catálogo de Produtos da DUIMP fica mais simples quando a equipe sabe qual dado procurar, onde ele está e quem pode confirmá-lo. O desafio costuma estar na conexão entre informações espalhadas: cadastro do ERP, ficha do fabricante, documentos do fornecedor e controles do comércio exterior.

Este guia propõe um caminho para reunir essa base, conferir os produtos e criar uma rotina de manutenção. Você pode começar com os sistemas que já utiliza e melhorar a organização antes de pensar em automatizar o processo.

O que é o Catálogo de Produtos da DUIMP

É o módulo do Portal Único que organiza informações dos produtos para reutilização nas operações. A Receita esclarece que a inclusão de um item na DUIMP pode usar um produto existente ou incluir um novo produto no catálogo. Para pessoas jurídicas, a base é vinculada ao CNPJ raiz e utilizada por matriz e filiais.

O cadastro interno da empresa e o cadastro no Portal Único têm finalidades relacionadas, mas podem usar identificadores e estruturas diferentes. Organizar a correspondência entre eles ajuda a evitar que duas equipes tratem o mesmo item como produtos distintos.

Passo 1: escolha um ponto de partida verificável

Comece pelos itens que a empresa pretende importar nas próximas operações. Identifique a origem da lista e a data da extração. Se houver produtos descontinuados, mantenha essa situação separada da lista de trabalho para não confundir o que será usado agora.

Evite juntar arquivos apenas porque têm uma coluna chamada “produto”. Primeiro, entenda se as linhas representam mercadorias, variações, embalagens ou registros históricos.

Em uma planilha de preparação, sugerimos registrar código interno, descrição, NCM informada, responsável pela conferência e referência da documentação. Esses campos ajudam a organizar o trabalho; não representam um modelo universal de importação para o Portal Único.

Passo 2: preserve a identidade dos produtos

Escolha uma referência interna que a equipe consiga acompanhar ao longo do processo. Se o ERP já tem um código estável, preserve-o como texto. Não remova zeros iniciais nem transforme uma identificação longa em notação científica numa planilha.

Mantenha uma correspondência explícita quando houver outro identificador no sistema de comércio exterior ou no Portal Único. Essa correspondência deve permitir responder: “este dado pertence a qual produto da nossa base?”.

Duplicidades também merecem revisão. Dois códigos internos iguais para itens diferentes dificultam a conferência; dois códigos para o mesmo item podem exigir uma decisão de organização. Resolva a identidade antes de consolidar atributos.

Passo 3: reúna informação técnica, além do nome comercial

Uma descrição útil permite reconhecer a mercadoria e pesquisar suas características. Procure fichas técnicas, manuais, especificações e outros documentos do fabricante pertinentes ao produto.

Quando faltar informação, registre a pergunta que precisa ser enviada ao fornecedor. “Aguardando ficha técnica para confirmar a composição” orienta melhor a próxima ação do que um campo vazio sem responsável.

Se a própria classificação fiscal estiver em dúvida, reserve uma etapa específica para isso. Veja como pesquisar a NCM de um produto. Preencher os atributos com base em uma classificação ainda incerta pode gerar retrabalho.

Passo 4: confira os atributos por NCM

Use a consulta de NCM e atributos do Cotejar para localizar a estrutura apresentada para o código e confrontá-la com os dados que você tem.

Nossa sugestão é separar as pendências em três grupos: informação a obter, valor a conferir e condição a avaliar. Assim, a equipe sabe se precisa falar com o fabricante, revisar um preenchimento ou investigar uma regra associada a outra resposta.

O artigo sobre atributos da DUIMP aprofunda essa etapa. Antes de qualquer preenchimento, confira a informação vigente e o contexto do produto; não copie respostas de outro item apenas porque ambos têm a mesma NCM.

Passo 5: organize a revisão e a correção

Uma lista de pendências funciona melhor quando cada item tem uma próxima ação concreta. Por exemplo:

• Produto sem documento técnico: solicitar a referência ao fornecedor.
• NCM ainda em discussão: encaminhar ao responsável pela classificação.
• Valor que precisa ser confirmado: confrontar com a especificação do fabricante.
• Divergência de cadastro: revisar a origem do dado e corrigir no sistema responsável.

Esses são exemplos de organização, sem atribuir códigos fiscais ou exigências a uma mercadoria fictícia.

Quando houver correção, guarde a referência que a sustenta e confira se ela chegou às bases que a equipe realmente usa. Corrigir a planilha auxiliar sem atualizar a origem pode fazer a pendência reaparecer na próxima exportação.

Onde entra a análise do Cotejar

Depois de organizar a base, você pode analisar seu Catálogo de Produtos da DUIMP. O Cotejar compara os dados informados com as exigências publicadas pelo Portal Único e apresenta os achados para conferência.

O resultado ajuda a orientar a revisão, mas não registra a DUIMP nem substitui a decisão sobre a classificação fiscal. A equipe responsável continua confirmando os dados e conduzindo a operação.

Se a base contém informações confidenciais, a página de análise oferece um caminho para preparar uma cópia reduzida. Combine internamente quais informações são necessárias e quem autoriza o envio. Essa preparação não significa que o arquivo foi automaticamente anonimizado.

O cadastro precisa de um responsável depois da preparação

Uma base conferida hoje pode precisar de atenção quando chega um produto novo, quando o fabricante altera uma especificação ou quando a parametrização muda.

Defina como a equipe registra esses eventos e quem avalia o impacto. Sugerimos revisar o processo em três momentos: inclusão de produto, alteração técnica e identificação de uma mudança nas exigências. Para a última etapa, veja uma rotina para acompanhar mudanças por NCM.

Quando vale integrar com o ERP

Se as informações mudam com frequência, exportações manuais podem se tornar um ponto de retrabalho. A documentação da API Cotejar apresenta os recursos para integrar a base e acompanhar análises.

Antes de desenvolver, mapeie os campos e as identidades que serão preservados. Nosso guia de integração com o sistema de importação explica como estruturar essa conversa. Para avaliar o cenário da sua empresa, entre em contato com o Cotejar.

Fontes e escopo

Pesquisa conferida em 13 de outubro de 2026. Referências: inclusão de item na DUIMP, da Receita Federal e Manual do Importador, Operador Estrangeiro, Catálogo de Produtos e Classif. A sequência de preparação e os exemplos de organização são propostas do Cotejar. Para uso do módulo oficial, siga o manual e as orientações vigentes do Portal Único.